Dernière mise à jour: 28 mai 2026. Il s'agit d'un texte opérationnel pour le lancement, qui doit être examiné par l'entreprise avant la publication juridique définitive.
La réservation commence par une demande
Xclusive Adventures utilise un processus de réservation fondé sur la demande pour les voyages sur mesure à Sri Lanka et les activités d'aventure. Une réservation n'est confirmée qu'une fois l'itinéraire, la date, l'étendue, le prix ainsi que l'étape de paiement ou d'acompte convenus acceptés à la fois par le voyageur et par l'équipe de Xclusive Adventures.
Les formulaires du site web et les messages WhatsApp sont des demandes, et non des confirmations automatiques.
La disponibilité, l'adéquation finale de l'activité, l'attribution des guides et la planification de l'itinéraire sont vérifiées avant la confirmation.
Les itinéraires privés peuvent nécessiter des vérifications supplémentaires auprès des prestataires, des chauffeurs, des guides ou des hébergements.
Prix, prestations incluses et non incluses
Les prix doivent être confirmés par écrit avant le paiement. Les messages de devis doivent préciser ce qui est inclus, ce qui ne l'est pas, la devise, le calendrier de paiement, les hypothèses relatives à la prise en charge et au retour, ainsi que toute condition des prestataires susceptible d'influencer le devis final.
Les devis pour les activités peuvent différer des devis pour les itinéraires privés sur plusieurs jours.
L'hébergement, les repas, les droits d'entrée, les transferts, les pourboires et les prestations optionnelles doivent être clairement indiqués, le cas échéant.
Les taux de change, les coûts des prestataires et les modifications d'itinéraire peuvent donner lieu à des devis révisés.
Acomptes et paiement
Dans la version 1, les paiements et les acomptes sont traités manuellement après l'acceptation du devis. L'équipe doit communiquer le montant convenu, la date d'échéance, le mode de paiement, le processus de réception du reçu ainsi que le calendrier du solde avant qu'une réservation ne soit considérée comme confirmée.
Les voyageurs doivent conserver les références de paiement ou les captures d'écran jusqu'à ce qu'un reçu ou une confirmation soit émis.
Un acompte en ligne pourra être ajouté ultérieurement pour les activités fixes et les acomptes des itinéraires privés.
N'envoyez aucun paiement avant que l'étendue proposée et les instructions de paiement officielles aient été confirmées.
Annulations, météo et sécurité
Les activités d'aventure peuvent être affectées par la météo, le niveau des rivières, l'état des routes, la condition physique des participants, la disponibilité des prestataires et les décisions de sécurité des guides. Les conditions d'annulation et de modification doivent être confirmées par écrit pour chaque type de réservation.
Les décisions de sécurité prises par le guide le jour même sont sans appel pour les activités aquatiques, de canyoning, de randonnée et celles dépendant de la météo.
L'équipe peut proposer des horaires, des activités ou des modifications d'itinéraire alternatifs lorsque les conditions l'exigent.
Les voyageurs doivent communiquer leurs problèmes médicaux, leur aisance à la nage, la composition des âges et toute limitation pertinente de leur condition physique avant la confirmation.
Responsabilité du voyageur
Les voyageurs sont responsables de l'exactitude des informations fournies, de la validité de leurs documents de voyage, de leur assurance personnelle, de la communication des aspects relatifs à leur santé et du respect des consignes du guide pendant les activités.
Une assurance voyage couvrant les activités d'aventure est vivement recommandée.
Les participants doivent apporter des vêtements adaptés, des chaussures fermées, leurs médicaments et tout effet personnel nécessaire.
Les enfants et les groupes dont les niveaux de confiance diffèrent doivent être évoqués avant le choix de l'activité.